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管理会社の見直しポイント

管理会社の見直しポイント

リプレイスサポートでは「管理会社の見直しによる管理費削減」をサポートしています。そして、管理組合様から、管理会社を見直したい、変更したい、という相談をよくいただきます。

では、管理会社を見直すきっかけとなってものは何だったのでしょうか?

今まで問い合わせ頂いたお客様の事例をもとに、問い合わせのきっかけと見直しポイントを紹介します。

見直しポイント1-月次の会計報告は行われているか?不明な項目はないか?

管理会社からは毎月、業務に関する報告、会計に関する報告が提出されます。

この業務に関する報告では、設備管理に業務の実施報告、月次管理項目に関する報告記載されています。会計に関する報告では収支決算報告、修繕積立金会計報告、光熱費報告、支出明細などが記載されているでしょう。

この会計に関する報告の中で、費目として不透明なものはありませんか?

法定点検項目でもなく、かといって管理業務でもくくることができないような項目です。特に注目すべきは定額の管理費業務で「補助費」などの費目がある場合は、その管理費の目的を調べることをお勧めします。

然るべき業務に対してであれば、正当な対価として、支払うべきです。その使い道が不透明ならば確認をする必要があります。過去何年にも渡って不要な支払いをしてきた可能性があります。

なお、そもそも論として月次報告の提出がないのであれば、その時点で管理会社の見直すことをお勧めていたします。

この報告が遅い、また月次会計とは違いますが、理事会の議事録が全く提出されない、といういことがきっかけで管理組合様より問い合わせ頂いたケースもあります。

見直しポイント2-書類の管理は管理されているか?

マンション管理においては実に様々な書類を管理する必要があります。契約関連であれば、業務委託契約書、重要事項説明書、管理業務仕様書など、報告書関連であれば、収支報告書、消防設備点検報告書、貯水槽点検報告書、また契約によってはホームセキュリティ報告書などもあると思います。

これらの書類、管理会社に問い合わせをした際に閲覧できますか?

弊社に問い合わせをいただく中で、書類管理が杜撰、報告書に不備や漏れが多い、という相談をよくいただきます。中には契約書そのものが存在しない、といったケースさえあります。

契約書や仕様書がなければ、委託している業務が何に対する支払いなのかさえ、わからないことがあります。

管理会社と契約した書類、管理会社から報告があるべき書類管理がいい加減な場合、委託している管理会社の管理体系を疑ってみる必要あります。

杜撰な管理体系であれば見直しを検討してもよいのではないでしょうか?

見直しポイント3-フロントマンの対応が悪い

当社への相談のきっかけとなるものの中で最も多いのはこれです。

フロントマンの役割は実に多岐に渡ります。管理組合側みた業務にはクレームや要望に対する対応、総会への出席があります。管理会社としての立ち位置からは、管理人の教育や、エレベータや機械式駐車場の設備業者との調整や交渉です。

フロントマンの対応の問題は個人に資する部分も大きいですが、組織としての問題でもあります。つまり、組織として、フロント一人あたりの担当組合数やフロントマンのフォロー体制がしっかりしているかといったサポート体制です。

フロントマンが不満なだけであれば、管理会社のリプレイスの前にフロントマンを変更するだけでよいでしょう。かしかし、フロントマンをサポートする体制がないのであれば、フロントマンを変更しても管理の本質は変わりません。管理会社の見直しを検討する理由は十分にあるでしょう。

管理会社の見直しと変更について

一つでも思い当たる、当てはまるものはありますか?そうであれば、要注意です。

管理会社の見直しによる管理会社の変更は決して珍しいことではありません。多くの管理組合様が問題点を改善するために管理会社の変更を実施されています。

何かしら、不満や迷いがある場合は、管理会社の見直しを検討してみることをお勧めします。

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